Kurumsal mail neden fark yaratır
Teklif gönderdiğiniz kişi, adresinize bakarak da bir izlenim edinir. Kendi alan adınızdan gelen bir mail, markanın gerçekten var olduğunun basit ama etkili bir işaretidir.
Pratik faydaları da var. Çalışan değiştiğinde adres kurumda kalır, yazışma geçmişi kaybolmaz. Departman bazlı adresler kurulabilir ve gelen talepler düzenli biçimde dağıtılabilir.
Mailler neden spam klasörüne düşer
Alıcı tarafındaki sunucu, gelen bir mailin gerçekten o alan adı adına gönderilip gönderilmediğini kontrol eder. Bu kontrolü yapabilmesi için alan adınızda birkaç kaydın tanımlı olması gerekir.
| Kayıt | Ne işe yarar |
|---|---|
| SPF | Sizin adınıza hangi sunucuların mail gönderebileceğini listeler. Listede olmayan bir sunucudan gelen mail şüpheli sayılır. |
| DKIM | Gönderilen maile dijital imza ekler. Alıcı, mailin yolda değiştirilmediğini bu imzayla doğrular. |
| DMARC | SPF ve DKIM doğrulaması başarısız olduğunda ne yapılacağını söyler ve size raporlama sağlar. |
Kurulum sırasında dikkat edilmesi gerekenler
- Mail gönderen tüm sistemlerin SPF kaydına eklenmesi. Site formu, bülten aracı ve muhasebe yazılımı sıkça unutulur
- Tek bir alan adı için birden fazla SPF kaydı tanımlanmaması
- DMARC politikasının önce izleme modunda başlatılıp raporlar temizlendikçe sıkılaştırılması
- Alan adının yenileme tarihinin takip edilmesi. Süresi dolan alan adı mail trafiğini de durdurur
- Toplu gönderimlerin kurumsal adresle değil, ayrı bir gönderim altyapısıyla yapılması
Gönderim itibarını korumak
Teknik kayıtlar doğru olsa bile gönderim alışkanlıkları itibarınızı etkiler. İzin alınmamış listelere yapılan toplu gönderimler, kısa sürede alan adınızın itibarını düşürür.
Aynı şekilde çok sayıda geçersiz adrese gönderim yapmak da olumsuz sinyaldir. Listenizi temiz tutmak, teknik kurulumun devamı niteliğindedir.
Sonuç
Kurumsal mail, kurulumu bir kez doğru yapıldığında uzun süre sorunsuz çalışan bir altyapıdır. Sorunların büyük bölümü eksik doğrulama kayıtlarından kaynaklanır ve bunlar giderilebilir kalemlerdir.
Sık sorulan sorular
Kaç mail hesabına ihtiyacım var
Genelde her çalışan için bir kişisel adres ve bilgi, satış, destek gibi ortak adresler yeterli olur. Ortak adresler kişiye bağımlılığı azaltır.
Mevcut maillerimi taşıyabilir miyim
Evet. Çoğu sağlayıcı arasında geçmiş yazışmalar ve klasör yapısı taşınabiliyor. Taşıma öncesi yedek almak yine de doğru bir adım.
Alan adım başka firmadaysa sorun olur mu
Hayır. Gerekli kayıtlar mevcut sağlayıcınızın yönetim panelinden de tanımlanabilir. Alan adını taşımanız gerekmez.